Việc thành lập văn phòng đại diện với một số công ty có cần thiết không? Đối với việc thành lập các chi nhánh công ty hay các văn phòng đại diện sẽ phụ thuộc vào mục đích kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đó. Ngày nay để mở rộng kinh doanh hay phát triển nhằm giới thiệu sản phẩm hay các dịch vụ cho khách hàng bên ngoài trụ sở chính của doanh nghiệp thì doanh nghiệp thường xuyên chọn lựa việc thành lập văn phòng đại diện để nhằm hoạt động được hợp pháp. Dưới đây chúng tôi có đưa ra một số thông tin giúp bạn cân nhắc việc có hay không việc mở các văn phòng đại diện cho công ty ha doanh nghiệp nhé! Xem thêm: thành lập địa điểm kinh doanh cần những gì Khái niệm về văn phòng đại diện Khái niệm văn phòng đại diện đã được định nghĩa như là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và chúng có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền lợi ích của doanh nghiệp từ đó giúp bảo vệ các lợi ích đó Điều này đã được quy định rõ trong Điều 45 Luật Doanh nghiệp hiện nay. Theo đó, văn phòng đại diện sẽ được chia thành 02 nhóm: + Nhóm 1: là các văn phòng đại diện cho công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam. + Nhóm 2: là các văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hay còn là các doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ chỉ đề cập đến văn phòng đại diện thuộc nhóm 1 được nêu trên trong bài viết dưới đây. Chức năng của văn phòng đại diện Văn phòng đại diện sẽ có những chức năng chính dưới đây: + Giữ vai trò là văn phòng liên lạc giữa khách hàng với công ty + Có vai trò thực hiện việc tìm hiểu thị trường kinh doanh và đồng thời sẽ hỗ trợ cho công ty để đánh giá thị trường từ đó xúc tiến và phát triển thêm các hoạt động kinh doanh Xem thêm: mẫu thông báo thành lập địa điểm kinh doanh mới nhất Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện được tổ chức như nào? Chúng có cấu trúc tương đối đơn giản. Bởi có lẽ do chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là tương đối đơn giản đã nêu bên trên. Để từ đó, thấy được cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng giản đơn như với chức danh của người đứng đầu chính là trưởng văn phòng đại diện. Tiếp đó, văn phòng đại diện cũng được phép thay mặt công ty ký kết các hợp đồng liên quan cho hoạt động của văn phòng. Chẳng hạn một số hợp đồng thuê nhà mua sắm thiết bị hay một số ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng... Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ hoàn toàn sẽ do công ty mẹ quyết định giám sát và hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ. Văn phòng đại diện có vốn điều lệ như thế nào? Có thể thấy ở trên, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc và chịu sự giám sát bởi công ty mẹ. Chính vì vậy chúng không có tư cách pháp nhân, vi thế khi tiến hành thành lập văn phòng thì sẽ không cần đăng ký mức vốn điều lệ công ty. Điều này cũng có nghĩa công ty mẹ sẽ chịu mọi trách nhiệm hoạt động tài chính của văn phòng. Đồng thời, mọi chi phí hoạt động sẽ đều do công ty mẹ chi trả cho văn phòng. Có nên thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện? Việc thành lập chi nhánh công ty hay văn phòng đại diện sẽ dựa vào mục đích kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên đối với những trường hợp nhiều công ty có mục đích chỉ muốn có đơn vị phụ thuộc đại diện cho công ty trong việc xúc tiến, thiết lập thêm nhiều mối quan hệ với khách hàng, giới thiệu dịch vụ, sản phẩm cho khách hàng và không hề có những mục đích thu lợi trực tiếp thì khi đó doanh nghiệp chỉ nên thành lập văn phòng đại diện công ty. Đối với trường hợp doanh nghiệp chỉ muốn có một đơn vị kinh doanh độc lập và muốn thu lợi trực tiếp từ việc kinh doanh. Thì khi đó, doanh nghiệp sẽ chỉ nên thành lập một chi nhánh công ty nhằm bảo đảm đơn vị phụ thuộc thành lập có thể hoạt động kinh doanh một cách trực tiếp với khách hàng. Quy định về người đứng đầu văn phòng đại diện Để nói về người đứng đầu văn phòng đại diện thì người này sẽ do công ty quyết định, bổ nhiệm theo nhiệm kỳ hay thay đổi bất cứ lúc nào do công ty quyết định. Bởi đó, người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là giám đốc, cổ đông hay thành viên công ty góp vốn và phải đảm bảo nguyên tắc đáp ứng yêu cầu theo pháp luật quy định. Nhiệm vụ của người này là điều hành, quản lý hoạt động của văn phòng đại diện công ty đồng thời phải chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trước ban lãnh đạo công ty. Con dấu của văn phòng đại diện được quy định như thế nào? Con dấu của văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định. Tuy nhiên, không nhất thiết có hay không con dấu này. Bởi văn phòng đại diện phải tiến hành khắc dấu của văn phòng đại diện. Tuy nhiên,việc này tại Việt Nam thông thường chữ ký phải đi đôi với con dấu mới tăng hiệu lực và làm cho khách hàng tin tưởng hơn. Khi khắc dấu, văn phòng lưu ý về số lượng và hình thức dấu văn phòng đại diện sẽ do công ty quyết định, trước khi sử dụng con dấu, văn phòng cần tiến hành thủ tục công bố mẫu dấu trên cổng thông tin quốc gia trước khi sử dụng hợp pháp. Xem thêm: mẫu thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
